Gestión del tiempo en el trabajo: claves para mejorar la productividad

¿Sabías que el 89 % de los trabajadores reconoce perder tiempo mientras se distrae durante la jornada laboral? Además, el 31 % confiesa que llega a despilfarrar al menos media hora diaria, mientras que un 6 % supera las tres horas al día. Ese tiempo se acumula lentamente y termina afectando no solo la productividad, sino también la energía y motivación diaria.

Hay estudios que revelan precisamente esto: que una gestión eficiente del tiempo no solo mejora el rendimiento profesional, sino también el bienestar psicológico. Según estas investigaciones, existe una relación directa entre las buenas habilidades de organización y la mayor satisfacción laboral.

En Planeta Formación y Universidades, formamos a nuestros alumnos para que tengan una mirada más consciente sobre la gestión del tiempo. Porque entendemos que este tipo de conocimientos, como aprender a organizar tareas, priorizar bien y hacer pausas cuando toca, no es solo una cuestión de eficiencia: es también una forma de trabajar mejor.

Importancia de la gestión del tiempo para la productividad y el bienestar laboral

Según el Workforce Trends Report 2025, la mayoría de las empresas que integran estrategias de bienestar —incluida la gestión del tiempo— ven un aumento palpable en la productividad y la retención del personal. Esto transmite un claro mensaje: cuando el tiempo se organiza bien, todo fluye mejor. No se trata solo de rendir más, sino de reducir el agobio, evitar que las tareas se acumulen y acabar el día con la sensación de haber hecho lo importante.

Establecimiento de objetivos claros y medibles

Tener claro qué se quiere conseguir y cómo se va a medir ese avance marca una diferencia enorme. No vale con decir “quiero avanzar con esto” o “tengo que ser más productivo”. Funciona mucho mejor decir: “Voy a terminar este informe antes de las 13:00” o “Voy a dedicar una hora a responder todos los correos pendientes”. Cuanto más concreto sea el objetivo, más fácil es organizar el día y tomar decisiones.

Planificación y priorización de tareas

Saber todo lo que hay que hacer está bien, pero no todo tiene la misma importancia ni la misma urgencia. Por eso, antes de lanzarse a hacer por hacer, es clave organizar y dividir las tareas entre lo urgente, lo importante y lo que puede esperar.

Técnicas de priorización

Existen herramientas que ayudan a ordenar mejor las tareas, pero lo más importante es tener un criterio claro. ¿Qué tiene más impacto? ¿Qué está bloqueando a otras personas? ¿Qué, si no se hace hoy, complicará todo mañana?

La Matriz de Eisenhower es una de estas herramientas. Clasifica las tareas según dos criterios: urgencia e importancia. Esto crea cuatro cuadrantes que dictan una acción específica: las tareas importantes y urgentes se deben hacer de inmediato; las importantes pero no urgentes se deben planificar; las urgentes pero no importantes se deben delegar; y las que no son ni urgentes ni importantes se deben eliminar.

Por otro lado, el Principio de Pareto, también conocido como la regla del 80/20, es una teoría que defiende que aproximadamente el 80% de los resultados provienen del 20% de los esfuerzos. Este principio sugiere que la mayoría de los efectos son consecuencia de una minoría de causas, animando a identificar y enfocarse en ese pequeño porcentaje de actividades que tienen el mayor impacto posible.

Al utilizar la matriz de Eisenhower para distinguir entre lo que es meramente urgente y lo que es verdaderamente importante, una persona puede identificar con precisión cuál es ese "20% vital" de tareas que generará el "80% de sus resultados". De esta manera, se gana tiempo, eficiencia y sobre todo, la productividad.

Asignación de tiempo a cada tarea

Un buen truco es ponerle tiempo a todo. En lugar de tener una lista infinita de tareas, reservar un rato para cada una: 30 minutos para llamadas, una hora para escribir, 20 minutos para revisar una presentación. Así se evita perder la noción del tiempo y se trabaja con más intención.

Herramientas y técnicas de gestión del tiempo

Método Pomodoro

Este método divide el trabajo en bloques de 25 minutos de concentración, seguidos de 5 minutos de descanso. Tras cuatro ciclos, se hace una pausa más larga. Es perfecto para quienes se distraen con facilidad o se cansan rápido de hacer lo mismo.

Timeboxing y Time Blocking

Son dos técnicas parecidas pero con algunas diferencias.

• El timeboxing consiste en asignar un tiempo concreto a una tarea, por ejemplo: “de 10:00 a 10:45, solo voy a preparar la reunión”.
• El time blocking va un poco más allá y organiza todo el calendario por bloques: trabajo profundo, llamadas, descansos, incluso ratos para pensar o revisar. Es una forma de ponerle estructura al día y dejar claro qué toca en cada momento.

Método GTD (Getting Things Done)

El sistema GTD, de David Allen, propone vaciar la mente capturando todas las ideas, tareas y compromisos en un sistema externo (apps, libretas…). Luego se revisa, se clasifica y se decide qué acción concreta hay que hacer. Así se evita ese ruido mental de “tengo mil cosas pendientes” y se gana claridad. Es muy útil cuando hay muchos frentes abiertos y cuesta mantener el orden.

Uso de herramientas de automatización y software de gestión

Aplicaciones de gestión del tiempo

Hay apps pensadas para organizar el día sin complicarse. ClickUp, por ejemplo, permite tener en un mismo sitio las tareas, el calendario y hasta un temporizador para medir en qué se va el tiempo. Otras como Engross combinan varias cosas útiles: listas, recordatorios, un temporizador estilo Pomodoro y hasta un calendario para ver todo de un vistazo.

Software de seguimiento de horas y productividad

Cuando se necesita saber con precisión cuánto tiempo se dedica a cada proyecto o cliente, programas como Toggl Track o Clockify ayudan mucho. Se activan con un clic y luego generan informes que muestran dónde se va cada minuto. Son especialmente útiles si se trabaja por proyectos o se colabora con distintos equipos. Además, permiten ver si algo está llevando más tiempo del necesario y si se puede mejorar la organización.

Delegación de tareas y adaptación al perfil de los empleados

Delegar bien ahorra tiempo y evita muchos quebraderos de cabeza. No se trata solo de repartir tareas, sino de hacerlo con sentido: pensar en quién puede hacer qué según sus habilidades, experiencia y carga de trabajo. Hay personas más resolutivas con números, otras que funcionan mejor en equipo o que rinden más por la mañana. Tener en cuenta todo eso a la hora de organizar el trabajo permite que las cosas salgan mejor y sin tanto desgaste. Además, también genera confianza y ayuda a que cada miembro del equipo se sienta útil y valorado.

Optimización del entorno de trabajo

El lugar desde el que se trabaja influye mucho en cómo se rinde. Una silla incómoda, ruido constante o una mala conexión a internet pueden hacer que una tarea rutinaria y sencilla, se vuelva cuesta arriba. Tener un espacio ordenado, con buena luz, una pantalla a la altura correcta y sin demasiadas distracciones ayuda a concentrarse mejor. También conviene contar con zonas para moverse, estirar las piernas o hacer pausas sin tener que salir del entorno.

Gestión del tiempo en el trabajo remoto

Trabajar desde casa tiene muchas ventajas, pero también implica tener más cuidado con los horarios. Sin el “corte” que marca el ir y volver del trabajo, es fácil alargar la jornada sin querer o mezclar lo personal con lo profesional. Por eso, es importante marcar una rutina: definir a qué hora se empieza, cuándo se para a comer y cuándo se cierra el ordenador. También ayuda avisar al resto del equipo sobre la disponibilidad y tener algún espacio específico en casa para trabajar, aunque sea una mesa en una esquina.

Importancia de los descansos regulares para mantener la productividad

Descansar no es perder el tiempo, es invertirlo bien. Hacer una pausa de 5 minutos cada hora, levantar la vista de la pantalla, estirarse o simplemente respirar ayuda a mantener el foco. También es recomendable parar de verdad para comer y no hacerlo frente al ordenador. Estos pequeños descansos recargan la cabeza y el cuerpo, previenen errores y evitan el agotamiento. Además, ayudan a tener ideas nuevas y a resolver cosas que, con cansancio encima, pueden parecer más difíciles de lo que realmente son.

Conclusión

Organizarse mejor no significa llenar el día de más tareas, reuniones, correos, llamadas, notificaciones… sino todo lo contrario: se trata de poner orden, quitar ruido y centrarse en lo que realmente suma. Y para eso no hace falta ser una persona obsesionada con los horarios, ni llevar una agenda milimétrica. A veces, con decisiones simples —como usar una herramienta o aplicación, delegar bien o saber cuándo parar— ya se nota la diferencia.

En Planeta Formación y Universidades, entendemos que el desarrollo profesional comienza desde las aulas de nuestras instituciones. Por ello, parte de nuestro modelo educativo es formar a los alumnos en soft skills cruciales para su éxito, como la organización, la concentración y otras competencias que pueden aplicar de inmediato para optimizar su rendimiento en los estudios.